Ein wunderschöner Abend. Mein Name ist Johannes Schirmer. Ich bin von der Technischen Universität Hamburg-Harburg und werde Ihnen jetzt ein bisschen was über die Lehrveranstaltungsplanung bei uns an der Technischen Universität erzählen, die wir mit Hilfe von Craylogix Evento bewerkstelligen.

Und das jetzt auch schon einige Jahre recht gut. Es gibt zwar immer Leute, die ein bisschen sich beschweren, aber das gibt es glaube ich immer.

Auf der Agenda steht also erstmal eine kleine Vorstellung der Technischen Universität Hamburg-Harburg.

Dann werde ich ein bisschen was über Studierbarkeitssets erzählen bzw. unsere Definition von Studierbarkeitssets und Studierbarkeit präsentieren.

Dann werde ich über das Projekt Lehrveranstaltungsplanung sprechen, also wie das bei uns abgelaufen ist.

Ein bisschen was darüber, wie die einzelnen Phasen bei der Planung bei uns stattfinden. Dann werde ich einen Aspekt herausgreifen, nämlich den Wizard.

Das ist ein Tool, das wir für uns haben programmieren lassen, was in der Zwischenzeit in den Standard übergegangen ist.

Das werde ich dann ein bisschen zeigen. Und am Ende nochmal über die Probleme, die wir trotz allem immer noch haben und über die Vorteile, die wir durch Craylogix Evento haben referieren.

Die Technische Universität Hamburg-Harburg wurde 1978 gegründet und hat bis Februar nächsten Jahres noch Herrn Prof. Dr. Kreutzer als Präsidenten.

Wir haben ein Jahresetat von ungefähr 55 Millionen Euro und nochmal 30 Millionen Euro Drittmittel.

Nach der letzten Zählung haben wir 95 Professorinnen und Professoren, 524 wissenschaftliche Mitarbeiter.

Derzeit sind wir, also die Zahl ist nicht mehr ganz so aktuell, also 5100 Studierende, es dürften jetzt ein bisschen mehr sein dank den doppelten Abitursjahrgängen.

Aber zur Zeit der Erhebung waren es eben 5100. Davon sind ungefähr 17 % internationale Studierende.

Von dieser Gesamtzahl haben wir ungefähr 23 % weibliche Studierende, was für eine Technische Universität auch denke ich schon mal ein ganz guter Durchschnitt ist.

Aber die wichtige Zahl auf dieser Abbildung ist eigentlich, dass wir derzeit so um die 42 Studiengänge haben.

Ich glaube jetzt mit dem nächsten Winterkommenswinter oder mit dem nächsten Wintersemester kommen nochmal zwei dazu, aber wie gesagt derzeit sind wir bei 42 Studiengänge, also Diplomstudiengänge, Bachelor, Masterstudiengänge und internationale Studiengänge.

Studierbarkeitssets, was heißt das? Studierbarkeitssets sind oder werden auch Musterstudienverläufe genannt und das sind eigentlich Studienpläne, die verschiedene Kombinationen von Modulen beinhalten, die wir auf Studierbarkeit prüfen müssen und die im System hinterlegt sind.

Das sind natürlich hauptsächlich oder beziehungsweise, sie bestehen hauptsächlich aus Pflichtmodulen, aber es sind auch ausgewählte Wahlmodule enthalten, die durch spezielle Kennzeichnungen im System dann in diese Studierbarkeitssets mit aufgenommen werden und auch auf Studierbarkeit überprüft werden.

Was heißt Studierbarkeit? Bei uns heißt Studierbarkeit, wir garantieren den Studierenden für die in den Studierbarkeitssets hinterlegten Module, dass diese besuchbar sind, das heißt, dass sie nicht zeitlich übereinander liegen, sodass der Studierende die Möglichkeit hat, seinen Studiengang innerhalb der vorgegebenen Semesterzahl auch abzuwickeln.

Dann gibt es noch den etwas abgeschwächten Begriff der Besuchbarkeit, das ist ähnlich wie die Studierbarkeit, nur etwas weniger restriktiv.

Bei der Studierbarkeit, geguckt wird, dass auf jeden Fall die Vorlesung nicht über eine anderen Vorlesung liegt, ist es bei der Besuchbarkeit so, dass es ja eben vor allem betrifft die dann Übungsmodule und Übungsmodule bestehen ja meistens nicht nur aus einer Veranstaltung innerhalb der Woche, sondern aus 10 oder 20 Gruppen.

Wir haben teilweise sogar bis zu 35 Gruppen für ein Fach, die in der Woche organisiert werden und da kann man natürlich sagen, bei so vielen Gruppen kann man keine Überschneidungsfreiheit mehr garantieren.

Da wird dann nur noch geprüft, dass zumindest eine dieser Gruppe nicht von einer anderen Veranstaltung überlage wird, dass zumindest der Studierende die Möglichkeit hat, eine dieser Gruppen auch besuchen zu können.

Das Projekt Lehrveranstaltungsplanung. Also bevor wir Crayalogics Evento einführten, wurde an der TU die Lehrveranstaltungsplanung mit einem selbst entwickelten Programm durchgeführt, was wohl auch ganz gut funktionierte bis zu dem Zeitpunkt, an dem es mehr als 16 Studiengänge gab.

In dem Moment kam das Programm einfach nicht mehr damit zurecht und es gingen dann eben Module bzw. Zeiten einfach verloren, man wusste nicht warum und wieso und das war eben dann auch der Augenblick, wo man sich dafür entschied, ein neues Produkt sich zu besorgen und ein neues Programm.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum wir keine Lehrveranstaltungsplanung ohne IT-Unterstützung machen können, ist, dass wir nur eine begrenzte Raumressource zur Verfügung haben.

Wir haben insgesamt für über das Jahr gesehen 1500 Veranstaltungen, nur 32 Räume zur Verfügung, in denen wir diese Veranstaltung abhalten können.

Da sieht man schon, man muss optimal diese Raumräume nutzen und die Zeit der Räume nutzen, sonst kann man eben den Betrieb nicht aufrechterhalten.

Und natürlich, dass wir den Studierenden ermöglichen wollen, dass sie ihren Studiengang zügig und in der vorgegebenen Zeit durchführen können.

Der Auswahlprozess führte eigentlich zu dem Ergebnis, dass wir das Produkt Time-Edit einführen sollten.

Dieses wurde im Voraus natürlich erst einmal getestet und durch das Testen hat die TU leider feststellen müssen, dass Time-Edit nicht das Produkt unserer Wahl ist, weil es nicht ausreichte für die Bedürfnisse, die wir hatten.

Danach hat man sich dann eben für den Zweitplatzierten in der Liste entschieden, das war dann Evento und dieses dann eingeführt.

Ein wichtiger Vorteil von Evento ist, dass es für die Planung eigentlich ausreicht, dass man weiß, okay, man weiß das Modul, also die Veranstaltung, wie lang die Veranstaltung ist,

wie viele Personen oder wie viele Leute theoretisch dran teilnehmen und natürlich, wie groß die Räume sind, in die man die Veranstaltung hineinlegen kann.

Das sind die vier grundlegenden Parameter und die reichen eigentlich auch schon aus, um eine Planung zu erstellen.

Und ein weiterer Vorteil des Planers ist, dass das Programm mit Hilfe eines genetischen Algorithmus, also wenn man die Daten vorhin gibt, mit Hilfe eines genetischen Algorithmus auch erst einmal selbstständig einen Plan erstellt.

Der ist nicht perfekt, der muss nachbearbeitet werden, aber zumindest hat man dann eine Grundlage schon, mit der man arbeiten kann, ohne dass man immer von Null oder wieder auf der grünen Wiese anfangen muss.

Zu CreaLogix Evento ist Folgendes zu sagen, eigentlich benötigen wir nur den Planer, eigentlich.

Das Problem ist aber, es müssen ja auch die Daten in den Planer hineinkommen, das heißt, wir benötigen deswegen auch eigentlich das ganze drum herum.

Denn, wie schon vorhin gesagt wurde, ist Evento ein integriertes System, das heißt, alles hängt miteinander zusammen und daher war es dann auch vonnöten,

dass wir eigentlich alle anderen Module auch installieren und benutzen, mit einer Ausnahme, das ist Evento Web, das ist dann für uns nicht mehr notwendig gewesen, aber wir haben auch wie an der KU Eistedt eben alle anderen Module installiert.

Ich werde jetzt nicht mehr auf die einzelnen Module eingehen, weil das haben wir ja gerade eben schon alles gehört.

Zu der Installation bei uns ist Folgendes zu sagen, wir haben oder es wurde damals entschieden, dass man das Eventosystem nicht in den Rest, also in die His-Welt bei uns an der Technischen Universität direkt integriert, sondern das für sich alleine steht.

Die einzige Schnittstelle, die wir im Moment haben, ist eine einseitige Schnittstelle in Richtung unserer Internetseite, damit die Planungsergebnisse auch auf der Internetseite den Studierenden und den Dozenten zur Verfügung gestellt werden können.

Und eine weitere Besonderheit, die wir haben, ist eigentlich funktioniert der Planer auf Basis der Studierendeninteressen, also auf der Auswahl, die die Studierenden im Vorfeld eigentlich treffen sollten, das heißt ein Studierender würde sich normalerweise über Crayologics Evento Web anmelden,

sich aus dem Pool der möglichen Module, die raussuchen, die für ihn dieses Semester interessant sind, sich dann dort drin anmelden und auf Basis dieser Anmeldung wird dann eigentlich die Planung durchgeführt.

Das ist, da wir uns ja dafür entschieden haben, das System nicht zu integrieren in den Gesamtkontext der TU, war uns nicht möglich und daher mussten wir eben die Businesslogik auch von Evento etwas abändern, damit wir quasi mit geschätzten Teilnehmerzahlen unsere Planung durchführen können.

Dann hat man während des Projektes festgestellt, dass ein Teil, der eigentlich nur im Planer vorhanden ist, nämlich eine Nachbearbeitung, eine Möglichkeit der Nachbearbeitung und eine Visualisierung der Studierbarkeit auch für das Office-Modul notwendig ist.

Dazu muss man nochmal sagen, dass trotz Integrierung die Planung eine eigene Datenbank hat, das heißt wir haben auf der einen Seite die Datenbank fürs Office-Lehrgang-Admin für die Module, für das Webinterface und auf der anderen Seite die andere Datenbank für die Planung,

die Informationen werden aus der Office-Datenbank exportiert in die Planer-Datenbank, dort wird die Planung durchgeführt und am Ende der Planung wird das Ganze wieder rück-exportiert in die Office-Datenbank und damit ins integrierte System.