Hallo und herzlich Willkommen zu dem zwölften Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office.

Mein Name ist Monika Hinrichs-Meier.

In diesem Video geht es darum, wie E-Mails und andere Elemente kategorisiert werden können.

Outlook hat eine superpraktische Funktion, das Katiorisieren.

Gleich im Start-Menü – Kategorisieren.

Hier kann man den einzelnen Farbkategorien eigene Namen und auch Tastenkombinationen

zuordnen.

Ich mag die Kategorien von Outlook nicht sonderlich gerne, deswegen lösche ich sie alle und

lege mir neue an.

Und das geht so.

Kategorie markieren, löschen, bestätigen.

Nachdem ich alle gelöscht habe, kann ich eigene Kategorien anlegen.

Meine erste Kategorie ist rot und nennt sich Prio1.

Als Tastenkombination lege ich dafür Steuerung, Control plus F2 fest.

Dann lege ich die Prius 2 und 3 fest, jeweils mit Steuerung F3 und F4.

Außerdem brauche ich eine Kategorie Wartet auf.

Das sind Mails, mit denen ich mich aktuell nicht befassen muss, und eine Kategorie Rücksprache Chef.

Das sind die Mails, die ich mit meinem Chef im JuraFix besprechen möchte.

Das sind die Kategorien, die für mich gut funktionieren.

Stattdessen könnte ich mir beliebig andere Kategorien ausdenken, zum Beispiel Berufungsverfahren,

damit ich alle Mails zu diesem Thema zusammen auf einem Portal bearbeiten kann.

Mit einem Rechtsklick auf Kategorisieren kann ich den einzelnen Elementen dann Kategorien zuweisen.

Das eigentliche Wunder passiert dann, wenn ich die Mails nach Kategorien sortiere.

Zack, habe ich alles zusammen, was ich zum Beispiel dringend erledigen muss

oder was ich mit meinem Chef besprechen möchte oder was auch immer ich in die Kategorien

aufgenommen habe.

Ich hoffe ihr habt einen schnellen Einblick bekommen wie ihr Elemente kategorisieren könnt

und wie ihr die Kategorien verwendet um mehr Ordnung in euer Postfach zu bekommen.

Vielen Dank fürs Zuschauen und Mitmachen und vielleicht bis bald!