Hallo und herzlich willkommen zu dem 18. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CAO Office. Mein

Name ist Monika Hinrichs-Meier. In diesem Video geht es darum, wie man sein Postfach

aufräumen kann. Die Postfächer haben eine begrenzte Größe. Wenn diese erreicht ist,

können keine weiteren Mails mehr zugestellt werden. Die Absender erhalten dann eine Mail

mit der Information, dass das Postfach des Empfängers voll ist. Denn Empfänger sollte

man über andere Kanäle informieren, dass sein Postfach voll ist, denn per Mail ist

das ja nicht mehr möglich. Was aber, wenn das eigene Postfach betroffen ist? In der

Regel bekommt man viele Vorwarnungen und sollte sich dann darum kümmern, sein Postfach aufzuräumen.

Und das geht so. Outlook hat dafür einige hilfreiche Tools bereitgestellt. Diese findet

man unter Datei, Tools zum Aufräumen. In der Postfachbereinigung kann man sich die

Postfachgröße anzeigen lassen. Dort sieht man, welche Ordner den meisten Platz verbrauchen,

also wo ein Aufräumen am schnellsten etwas bringt. Man kann auch Nachrichten suchen,

die größer sind als zum Beispiel 250 KB. Das sind immer Nachrichten mit großen Anhängen.

Anhänge sollten lokal oder auf dem Laufwerk abgespeichert werden. Man kann sie nach Größe

sortieren und sich von der größten zu der kleineren durcharbeiten. Eine Sache, die fast

immer viel bringt, ist es, den Ordner gelöschte Elemente zu leeren. Damit werden die Mails

aus dem Papierkorb endgültig gelöscht. Damit sollte mit wenig Aufwand so viel Platz wieder

frei sein, dass man gut wieder weiterarbeiten kann. Auf lange Sicht braucht man unbedingt

ein Archivierungssystem, aber das schauen wir uns bei einem nächsten Mal an. Ich hoffe,

ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie ihr ein überfülltes Postfach wieder

arbeitsfähig bekommt. Vielen Dank fürs Zuschauen und Mitmachen und vielleicht bis bald.