Hallo und herzlich willkommen zu dem 29. Video der Reihe IT-Tips aus dem CAO Office. Mein

Name ist Monika Hinrichsmeier. In diesem Video geht es darum, wie Mailzertifikate in Outlook

verwendet werden können. In den letzten beiden Videos habe ich gezeigt, wie Sie ein Mailzertifikat

erstellen und in Outlook einbinden können. Wenn Sie den Anweisungen des letzten Videos

gefolgt sind, sollten nun alle Ihre Mails mit einer Mailsignatur versehen sein. Wenn

Ihre Mails unsigniert versendet werden, können Sie in Outlook unter Datei, Optionen, Trust

Center, Einstellungen, E-Mail-Sicherheit den Haken setzen unter Ausgehende Nachrichten,

Digitale Signatur hinzufügen. Ein Zertifikat stellt sicher, dass die Mail vom angezeigten

Absender stammt und nicht nachträglich verändert wurde. Wenn die Inhalte der Mail auch während

der Übertragung nicht eingesehen werden sollen, dann können Sie die Nachrichten auch verschlüsseln.

Uniintern ist das nicht nötig, da ist alle Kommunikation verschlüsselt. Aber Sie sollten

verschlüsseln, wenn Sie mit externen Informationen in der Vertraulichkeitsklasse CC3, also streng

vertraulich, austauschen. Welche Informationen das genau sind, können Sie der Richtlinie

zur Informationssicherheit entnehmen. Allerdings, eine verschlüsselte Mail kann nur mit dem

entsprechenden Zertifikat und Passwort wieder entschlüsselt werden. Fehlt eins von beiden,

ist die Mail absolut unlesbar. Das bedeutet, wenn Sie eine einzige verschlüsselte Mail

versenden oder empfangen, müssen Sie ihr Zertifikat und ihr Passwort für immer und sehr sicher

aufbewahren. Eine verschlüsselte Nachricht erkennen Sie bei Outlook an dem Schlosssymbol.

Beim Verschlüsseln oder zum Entschlüsseln braucht man zusätzlich zu dem eigenen privaten

Schlüssel auch den öffentlichen Schlüssel des Gegenübers. Den müssen Sie ebenfalls

in Outlook einbinden. Und das geht so. Sie bitten die Person, mit der Sie verschlüsselt

kommunizieren möchten, um eine signierte Mail. Sie öffnen diese Mail und fügen die Adresse

des Absenders zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu. Mit Rechtsklick auf zu Outlook-Kontakten

hinzufügen, klicken und wenn Sie im nächsten Schritt bestätigen, wird der öffentliche

Schlüssel automatisch mitgespeichert. Und damit ist der Versand von verschlüsselten

Nachrichten mit dieser Person möglich. Nach dem Erstellen einer neuen Nachricht, klicken

Sie unter Optionen auf Verschlüsseln. Die Nachricht wird dann verschlüsselt versendet.

Beim Empfang einer verschlüsselten Nachricht wird diese automatisch entschlüsselt, solange

Sie Ihr Zertifikat und das Passwort verfügbar haben. Daher müssen Sie alle Ihre Zertifikatsdateien

auch bei abgelaufenen Zertifikaten sicher aufbewahren. Wie das geht, erkläre ich im

Video 30. Sonst können Sie bei einem Wechsel Ihres Endgeräts nicht mehr auf alte verschlüsselte

E-Mails zugreifen. Einige Programme, insbesondere in der Mac-Familie,

verschlüsseln automatisch alle Nachrichten, sobald einmal verschlüsselt kommuniziert

wurde. Diese Vorgehensweise ist nicht zu empfehlen und sollte in den Einstellungen

abgeschaltet werden. Im nächsten Video zeige ich, wie Sie Ihr Zertifikat und das Passwort

möglichst sicher aufbewahren können. Ich hoffe, ihr habt einen schnellen Einblick bekommen,

wie ihr mit Hilfe eines Zertifikats Mail signieren und verschlüsseln könnt.

Vielen Dank fürs Zuschauen und Mitmachen und vielleicht bis bald.