Hallo und herzlich willkommen zu dem siebten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO Office.

Mein Name ist Monika Hinrichs-Meier.

In diesem Video geht es darum, wie E-Mails in Ordnern organisiert werden können.

Es gibt Menschen, die sortieren ihre E-Mails nicht.

Sie haben eine Suchfunktion und das muss reichen.

Kann man so machen, muss man aber nicht.

Ich persönlich arbeite gerne mit Ordnern, mache ein bisschen mehr Arbeit beim Sortieren.

Dafür hat man dann alle Mails zu einem Thema zusammen.

Idealerweise sind die Ordner so angelegt, dass sie sich nicht überschneiden und möglich

so, dass sie ähnlich oder gleich strukturiert sind wie auf dem Laufwerk.

Das ist nicht immer möglich, aber wünschenswert.

Ich nehme eine Grundstruktur und baue diese dann im Laufe der Zeit aus.

Angefangen bei 00 Allgemeines, 01 Gremien, 02 Lizenzen und so weiter.

Die Zahlen sind wichtig, damit die Ordner immer in der gleichen Reihenfolge bleiben.

In jeden der oberen Ordner baue ich dann Unterordner ein.

Wieder angefangen mit 00 Allgemeines und dann nach Relevanz oder Häufigkeit die weiteren

Themen.

Wenn ein Thema bei Allgemeines gesammelt wird und dort dann überhand nimmt, sortiere ich

den aus.

Und das geht so.

Rechtsklick auf den Ordner, wo ein neuer Unterordner entstehen soll.

Neuer Ordner, Namen eingeben, Zahl nicht vergessen, wenn ihr damit arbeitet.

Über die Suchfunktion gebe ich ein Schlagwort ein, zum Beispiel Video-Portal und dann verschiebe

ich alle Nachrichten dazu in den neuen Unterordner.

Wenn man das systematisch macht, ist das Postfach viel besser organisiert und man kann sich

schneller in ein Thema wieder einlesen, egal von wem oder wann genau die E-Mail kam.

Ich hoffe, ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie ihr die Mails in Ordner besser

organisieren könnt.

Vielen Dank fürs Zuschauen und Mitmachen und vielleicht bis bald.