Hallo und herzlich willkommen zu dem 17. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CAO Office. Mein

Name ist Monika Hinrichs-Meier. In diesem Video geht es darum, wie Signaturen erstellt

und in Mails eingefügt werden können. Am Ende einer Mail findet man oft eine sogenannte

Signatur. Mailsignaturen sind wie digitale Visitenkarten. Dort stehen die Informationen

wie der Absender der Mail einzuordnen ist und wie man ihn erreichen kann. Sie sollten

an jeder Mail angehängt werden, aber nicht unbedingt immer in einer ausführlichen Fassung.

Mailsignaturen sind in Outlook leicht zu erstellen. Und das geht so. Eine E-Mail öffnen,

oben auf Signatur klicken, Signatur. Neu, einen Namen eingeben. Zwei Minuszeichen mit

einem Leerzeichen. Damit erkennt der Empfänger, aber auch die Mail-Clients, dass hier die

Signatur beginnt. Titel, Name und Funktion. Friedrich Alexander Universität Erlangen

Nürnberg. Name der Organisationseinheit. Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt. Telefonnummer

im Format plus 49913185 und dann die Durchwahl. Die Mailadresse, vorname.nachname.rfvu.de

oder die Funktionsmailadresse und noch die Internetadresse. Bei Outlook kann man auch

mehrere Signaturen eingeben, zum Beispiel neben der Version auf Deutsch eine Version

auf Englisch und eine kurze Version. Diese kann man verwenden in der weiteren Kommunikation,

wenn einmal die komplette Information schon mal geliefert wurde. Dafür hat Outlook auch

ein extra Feld vorgesehen. Einfach neue Signatur anlegen, zum Beispiel Titel, Name, Funktion,

Telefonnummer und Mailadresse. Zwei Minuszeichen und Leerzeichen davor nicht vergessen. Diese

kann man dann auswählen für Antworten. In die Signatur können auch relevante und aktuelle

Informationen aufgenommen werden, zum Beispiel Achtung, neue Telefonnummer. Was auf gar keinen

Fall in die Signatur gehört, sind die Grußformel, zum Beispiel mit freundlichen Grüßen oder

der Name als Absender. Das ist schlicht unhöflich. Und kleine Bildchen und Logos, weg damit.

Das können die meisten Empfänger eh nicht lesen und dann kommen Ersatzsymbole rein und

das schaut unprofessionell aus. Bitte auch keine gesonderten Formatierungen in der Signatur,

keine Farben, kein Kursiv, keine Fettschrift. Und Texte bezüglich der Vertraulichkeit der Daten

sind rechtlich nicht binden und irrelevant. Und dass man keine Mails ausdrucken soll,

sollte inzwischen auch eigentlich jeder wissen. Ich hoffe, ihr habt einen schnellen Einblick

bekommen, wie ihr Signaturen richtig und sinnvoll bei Outlook einstellen könnt.

Vielen Dank fürs Zuschauen und Mitmachen und vielleicht bis bald.