Hallo und herzlich Willkommen zu dem 16. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office.

Mein Name ist Monika Hinrichs returnifts.

In diesem Video geht es darum, wie automatische Antworten in Funktionspostfächern gestaltet

werden können.

Funktionspostfächer sind dazu da, um von mehreren Kolleginnen und Kollegen bedient

haben zu werden, deswegen brauchen diese in der Regel keine Abwesenheitsnotiz.

Allerdings kann es Situationen geben, wo eine automatische Antwort trotzdem sinnvoll

ist

– bei der Weihnachtsschließung beispielsweise oder wenn das Arbeitsaufkommen so hoch ist,

dass die Nachrichten

nicht so schnell wie gewohnt abgearbeitet werden können.

Diese Funktion kann nur in der Web-Oberfläche eingegeben werden.

Und das geht so.

Anmeldung mit IDM Kennung unter https://groupware.fau.de

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W.

A.

oben in der Leiste Einstellungen, automatische Antworten, automatische Antworten senden,

nur in diesen Zeitraum senden.

Wenn man zum Beispiel schon am Vortag des Urlaubs die automatische Nachricht eingeben

möchte und auch sehr wichtig, damit man hinterher nicht vergisst, die Meldung wieder abzustellen.

Ma

Öffnen.

oben in der Leiste Einstellungen, automatische Antworten, automatische Antworten senden,

nur in diesen Zeitraum senden, wenn man zum Beispiel schon am Vortag des Urlaubs die

automatische Nachricht eingeben möchte.

Und auch sehr wichtig, damit man nicht vergisst, die Meldung wieder abzustellen.

Man kann auch den Text zwischen internen und externen Absehendern unterscheiden.

Zum Beispiel, weil das Format der Telefonnummer anders ist,

oder weil man intern andere Informationen weitergibt als extern.

Fertig – oben mit OK bestätigen.

Leider sieht man in der Web-Oberfläche nicht, ob es geklappt hat.

Aber man kann immer von seiner persönlichen Mailadresse eine Testmail senden.

Ich hoffe, ihr habt einen schnellen Einblick bekommen,

wie ihr eine Abwesenheitsnotiz in Funktionspostfächern einrichten könnt.

Vielen Dank fürs Zuschauen und Mitmachen und vielleicht bis bald!